แนะน าการใช งานระบบเอกสารอ เล กทรอน กส

Transcription

1 แนะน าการใช งานระบบเอกสารอ เล กทรอน กส ระบบ INFOMA WebForm เป นระบบจ ดเก บ และค นค นเอกสารอ เล กทรอน กส เหม อนการจ ดเก บเอกสารเข า ต เอกสาร ล นช ก แฟ ม ในระบบ manual ระบบ INFOMA WebForm ม ระบบป องก นความปลอดภ ยในการควบค มการ เข าถ งเอกสาร เข าส ระบบ ผ ใช สามารถเข าส ระบบ INFOMA WebForm ได โดยการเข าระบบ Windows ตามปกต จากน น เข าโปรแกรม Browser โดยจะต องเป น Internet Explorer Version 5.0 ข นไป หล งจากเข าโปรแกรม Browser แล ว ผ ใช งานสามารถเข าระบบโดยเร ยกท URL : ด งน ผ ใช สามารถเล อกการใช งานเป นภาษาไทย หร อภาษาอ งกฤษ ได โดยการกดป มเล อก ด งภาพ Copyright Excel Link Co., Ltd. All Rights Reserved. WebForm -1

2 ถ าผ ใช งานเล อก English จะปรากฏหน าจอการใช งานเป นแบบอ งกฤษ ด งภาพ ในการป อนรห สผ านผ ใช งานน น ระบบจะแสดงผลบนหน าจอเป น เคร องหมาย ดอกจ นทร เพ อความ ปลอดภ ยในการใช งาน จากน น ตอบ ตกลง เพ อย นย นการเข าส ระบบ ระบบจะท าการตรวจสอบส ทธ ต างๆ ของผ ใช เช น ส ทธ ในการค นหาและเข าด เอกสาร ส ทธ ในการจ ดเก บเอกสาร ส ทธ ในการเพ มหมวดเอกสาร เป นต น กรณ ท ผ ใช งานป อนช อหร อ รห สผ านไม ถ กต อง ระบบจะแจ งข อความเต อน ป อนช อหร อรห สผ านไม ถ กต อง กร ณาป อนใหม ให ผ ใช งาน ท าการป อนช อผ ใช งานและรห สผ านใหม อ กคร งเม อถ กต องแล ว จ งจะเข าส ระบบได เม อเข าระบบมาได แล ว ระบบจะแสดงรายช อต เอกสารท ม ส ทธ เล อกต เอกสารท ต องการ หากท านสามารถเข า ได ต เด ยว ระบบจะเข าต ให โดยอ ตโนม ต Copyright Excel Link Co., Ltd. All Rights Reserved. WebForm -2

3 การค นหาเอกสาร เม อเข าต มาได แล ว ผ ใช สามารถค นหาเอกสารเบ องต นได 2 ว ธ ค อ เป ด 1 ล นช ก แฟ มหล ก แฟ มย อย 2 1. เป ดล นช ก และแฟ มหล ก-แฟ มย อย ตามโครงสร าง (Tree Structure) ด านซ ายม อ 2. ใช การค นหา 1. ค นหาโดยการเป ดล นช ก และแฟ ม ตามโครงสร าง (Tree Structure) ด านซ ายม อ เม อเล อกต เอกสารท ต องการแล ว ระบบจะตรวจสอบส ทธ ของผ ใช เพ อแสดงรายช อล นช ก แฟ ม และเอกสารท ผ ใช ม ส ทธ ระบบจะแสดงรายช อล นช กของต ทางด านซ ายม อ ผ ใช สามารถกดท ล นช กท ต องการเพ อเป ดด แฟ มในล นช ก จากน น เล อกแฟ มหล ก และแฟ มย อยท ต องการ ระบบจะแสดงรายช อเอกสารในแฟ ม ทางด านขวาม อ 1 กดท ล นช ก ท ต องการ 2 กดท แฟ มหล ก ท ต องการ 3 กดท ล นแฟ มย อย ท ต องการ 4 จะปรากฎรายช อเอกสารในแฟ ม ทางขวาม อ Copyright Excel Link Co., Ltd. All Rights Reserved. WebForm -3

4 2. ค นหาโดยการใช การค นหา หากไม ทราบว าเอกสารอย ในล นช ก หร อแฟ มใด สามารถค นหาเอกสารได โดยระบบจะต งค าขอบเขตการค นหาเบ องต น เป นค นหาเอกสารจากท งต (ท งหมด) ให ผ ใช ป อนค าส าค ญส าหร บการค นหา ในช องค นหา ระบบจะค นหาเอกสารจากรายละเอ ยดส าค ญของเอกสาร อ นได แก ช อเร อง รายละเอ ยด และค าค น จากน น ระบบจะแสดงรายช อเอกสารให ด านล าง ด งภาพ กรอกค าค น แล วกดป ม ค นหา ระบบแสดงรายช อเอกสารท ค นหาได เม อค นหาได แล ว สามารถกดท เคร องหมาย เพ อเป ดเอกสารแนบ หร อกดท เลขท เอกสาร หร อเร อง หร อเอกสาร * ลงว นท เพ อด รายละเอ ยดของเอกสาร หร อใบปะหน าเอกสาร ได * ด ว ธ การเป ดเอกสารแนบ และด รายละเอ ยดเอกสารเพ มเต ม ในห วข อว ธ เป ดเอกสารแนบ และด รายละเอ ยดเอกสาร Copyright Excel Link Co., Ltd. All Rights Reserved. WebForm -4

5 การจ าก ดขอบเขตการค นหา (LIMIT-EXPAND SEARCH) เม อค นหาเอกสาร โดยการเป ดล นช ก และแฟ มแล ว ผ ใช สามารถจ าก ดการค นหาจากผลการค นหาเบ องต น โดยใช ค าค น เพ อจ าก ดเอกสารภายใต ค าค น และแฟ มน นๆ เด มค นหาโดยเป ดล นช ก และแฟ ม และระบบแสดงรายช อเอกสารข นมา 1 2 Limit search ด วยค าค น แล วกด ค นหา ระบบแสดงรายช อเอกสาร โดยใข ค าค น และค นภายใต แฟ มท เล อกไว หากต องการขยายขอบเขตของการค นหาต อไปอ ก เป นค าค นเด ม ภายใต ล นช กของแฟ มท เล อกไว ให เล อก แล วกดค นหาซ าอ กคร งหน ง Copyright Excel Link Co., Ltd. All Rights Reserved. WebForm -5

6 ส บเน องจากการ limit search ข างต น เล อก ท งล นช ก แล วกด ค นหาใหม 1 2 ระบบแสดงรายช อเอกสาร โดยใข ค าค น และค นภายใต ล นช กของแฟ มท เล อกไว Copyright Excel Link Co., Ltd. All Rights Reserved. WebForm -6

7 การค นหาแบบพ เศษ หากผ ใช ต องการค นหาเอกสารจากข อม ลเฉพาะส วนของเอกสาร เช น เลขท เอกสาร เอกสารลงว นท ช อเร อง รายละเอ ยด ค าค น หร อช วงว นท เอกสาร บ คคล/หน วยงาน สถานะ ภาษา ผ ใช สามารถค นหาได โดยใช การค นหาแบบ พ เศษ โดยกดท เมน ค นหาแบบพ เศษด งภาพ ในการค นหาแบบพ เศษ ผ ใช สามารถก าหนดเง อนไขได 6 ส วน ค อ 1. ก าหนดขอบเขตของข อม ล ค อก าหนดล นช ก แฟ ม ท ต องการค น หร อค นเอกสารจากท กล นช ก (ท งต ) Copyright Excel Link Co., Ltd. All Rights Reserved. WebForm -7

8 2. ก าหนดส วนของข อม ลท ต องการค น ได แก อธ บายความหมาย เอกสารเลขท ค นหาเอกสารจากเลขท เอกสาร เช น 0805/46, 2546, 822 โดยอาจใส เลขท เอกสารเต ม หร อใส บาง ส วน แล วก าหนดเง อนไข เป น ม ค าว า เอกสารอ างอ ง ค นหาเอกสารจาก เลขท เอกสารอ างอ ง (ถ าม ) รห สเอกสาร ค นหาเอกสารจาก รห สเอกสาร เช น / หร อบางส วนของรห ส เอกสาร เช น แล วก าหนดเง อนไข เป น ม ค าว า เอกสารลงว นท ค นหาเอกสารจาก ว นท ของเอกสาร ร ปแบบของว นท ค อ dd/mm/yyyy เช น 03/12/2546 ค นเอกสารลงว นท ก าหนดเง อนไขเป น = เช น ค นเอกสารลงว นท 03/12/2546 ค นเอกสารต งแต ว นท ก าหนดเง อนไขเป น > ค นหาเอกสารถ งว นท ก าหนดเง อนไขเป น < ค นหาเอกสารเป นช วงว นท ต องก าหนดเง อนไขเอกสารลงว นท 2 คร ง เช น เร อง ค นหาเอกสารจากค าในช อเร องของเอกสาร รายละเอ ยด ค นหาเอกสารจากค าในช องรายละเอ ยด ของเอกสาร ค าค น ค นหาเอกสารจากค าในช องค าค น ของเอกสาร บ คคล/หน วยงาน ค นหาเอกสารจากค าในช อง บ คคล/หน วยงานท เก ยวข อง ท เก ยวข อง Copyright Excel Link Co., Ltd. All Rights Reserved. WebForm -8

9 ภาษา ค นหาเอกสาร โดยระบ ภาษาของเอกสาร เช น ไทย อ งกฤษ ภาพ การระบ ภาษาในใบปะหน าเอกสาร ค นเอกสารภาษาไทย ให ระบ ว า Thai หร อ ไทย โดยก าหนดเง อนไข ม ค าว า หร อพ มพ เต ม ใช = ค นเอกสารภาษาอ งกฤษ ให ระบ ว า Eng หร อ อ งกฤษ โดยก าหนดเง อนไข ม ค าว า หร อพ มพ เต ม ใช = หากหน วยงานท าน ม การก าหนดเอกสารภาษาอ นไว สามารถด ใบปะหน าเอกสาร ส าหร บระบ ในการ ค นหาตามต วอย างข างต นได สถานะ ค นหาเอกสารจากสถานะของเอกสาร สถานะเอกสารท งหมด ด ได จากใบปะหน าเอกสาร เช น ภาพ การระบ สถานะเอกสาร ในใบปะหน าเอกสาร ผ ใช สามารถค นหาเอกสารได โดยระบ สถานะเอกสารของเอกสาร โดยสามารถพ มพ บางส วน แล ว ก าหนดเง อนไข ม ค าว า ด งต วอย าง ช อเจ าของ เอกสาร ค นหาเอกสารจากช อเจ าของเอกสารท จ ดเก บเอกสาร (ช อ login) Copyright Excel Link Co., Ltd. All Rights Reserved. WebForm -9

10 ระบบเอกสารอ เล กทรอน กส 3. เง อนไขของการใช ค าค น ได แก ม ค าว า ใช ค นค าในส วนข อม ล ท ม ค าว า xxx = ใช ค นค าในส วนข อม ล เท าก บค าว า xxx <> ใช ค นเอกสารท ไม เท าก บ ค าท ก าหนด ไม ม ค าว า ใช ค นเอกสารท ไม ม ค าท ก าหนด < ใช ค นข อม ลต วเลข น อยกว า เง อนไขท ก าหนด เช นว นท > ใช ค นข อม ลต วเลข มากกว า เง อนไขท ก าหนด เช นว นท 4. ค าค น ระบ เง อนไข ค าค น ของส วนข อม ลท ต องการ 5. เง อนไข และ หร อ เม อค นร วมก บค าค นอ น 6. เร ยงข อม ลตาม ผ ใช สามารถก าหนดให เร ยงข อม ลตาม เลขท เอกสาร เร อง ว นท และภาษา Copyright Excel Link Co., Ltd. All Rights Reserved. WebForm -10

11 ต วอย างเช น ต องการค นหาเอกสารในหมวดค าส ง ท เป นเร อง พน กงาน โดยเป นค าส ง ระเบ ยบ ข อบ งค บ กฎหมาย ในป 2546 (01/01/ /01/2547) เม อก าหนดเง อนไขในการค นหาแล ว กดค นหา ระบบจะแสดงรายการเอกสารท ค นหา ด งภาพ Copyright Excel Link Co., Ltd. All Rights Reserved. WebForm -11

12 รายละเอ ยดของเอกสารในผลการส บค น ในการแสดงผลการส บค น ระบบจะแสดงรายละเอ ยดของเอกสาร ด งน ผลการค นหา และการปร บแต งการแสดงผล ระบบแสดงจ านวนเอกสารท ค นได รายการเอกสารท แสดงผลในหน าป จจ บ น ผ ใช สามารถเล อกหน าแสดงผลท ต องการได การปร บแต งจ านวนแสดงผลต อหน า ผ ใช สามารถก าหนดจ านวนแสดงผลต อหน าเป น รายการ ต อหน าได 2. เอกสารแนบ หากม เอกสารแนบ ระบบจะแสดงร ป หากไม ม เอกสารแนบ ระบบจะแสดงเป นร ป 3 เอกสารเลขท ระบบแสดงเลขท เอกสาร 4. เร อง ระบบแสดง ช อเร องของเอกสาร URL Link (หากม ) สามารถกดท Link เพ อเป ด Window ใหม เพ อไปไซต ด งกล าว รายละเอ ยด หากเอาเมาส ไปช ท ช อเร อง ระบบจะแสดงรายละเอ ยดของเอกสารใน Tool Tip ด งภาพ 5. เอกสารลงว นท ระบบแสดงว นท ของเอกสาร Copyright Excel Link Co., Ltd. All Rights Reserved. WebForm -12

13 การเป ดเอกสารแนบ เม อค นหาเอกสารแล ว ผ ใช สามารถเป ดเอกสารแนบได โดยกดท ร ป หร อกดท เลขท เอกสาร เร อง หร อเอกสาร ลงว นท ก ได เป ดด เอกสารแนบ จากร ป หร อข อม ลส วนใดก ได กรณ ท ผ ใช ม ส ทธ ด เอกสารอย างเด ยว (ไม ให เพ มเอกสาร หร อจ ดเก บเอกสาร) และ Administrator เล อก configuration ให ผ ด เอกสารอย างเด ยวเป ดเอกสารแนบได เลย ระบบเป ดเอกสารแนบให เลย โดยจะเป ดเป น Window ใหม ด งภาพ Copyright Excel Link Co., Ltd. All Rights Reserved. WebForm -13

14 ระบบจะเป ดเอกสารแนบเป น Window ใหม หากเป ดเป น Window เต มจอซ อนก น จะส งเกตได จากจ านวน Window ท Taskbar กรณ ท ท านม ส ทธ จ ดเก บเอกสารด วย หร อม ส ทธ ด อย างเด ยว แต Administrator ไม เล อก Configuration ให ผ ด เอกสาร อย างเด ยวเป ดเอกสารแนบได เลย เม อกดท ท ร ป หร อกดท เลขท เอกสาร เร อง หร อเอกสารลงว นท แล ว ระบบ จะแสดงรายละเอ ยดของเอกสารแนบก อน กดท icon เอกสารแนบ หร อรายละเอ ยดของเอกสาร ระบบแสดงเอกสารแนบ กดท icon ระบบเป ดเอกสารแนบให เม อด เอกสารแนบแล ว ป ด Windows แล วกด Back *** เม อด เอกสารเร ยบร อยแล ว ป ด Window แล วกด Back เพ อกล บไปผลการส บค น ส าหร บด เอกสารอ นต อไป *** Copyright Excel Link Co., Ltd. All Rights Reserved. WebForm -14

15 การบ นท กไฟล เอกสารแนบไปใช งาน ผ ใช สามารถบ นท กไฟล เอกสารแนบไปใช งานได จากหน าเอกสารแนบ โดยกดป ม ระบบจะแสดงหน าต างด านล างน ให Click ขวาท icon แล วเล อกเมน Save Target As จากน น ต งช อไฟล และก าหนด directory ท จะ save file Copyright Excel Link Co., Ltd. All Rights Reserved. WebForm -15

16 การบ นท กข อค ดเห น ผ ใช สามารถบ นท กข อค ดเห นเก ยวก บเอกสารแนบแต ละรายการได จากหน าเอกสารแนบ โดยกดป ม ระบบจะแสดงหน าต างน กดป ม ป อนบ นท กข อความใหม เพ อสร างข อความใหม จะปรากฏหน าต างส าหร บกรอก ข อความ กรอกข อความและก าหนดระด บส ทธ ของผ ด ข อความ และสถานะ เช น ปกต ด วน น าสนใจ Copyright Excel Link Co., Ltd. All Rights Reserved. WebForm -16

17 เม อกรอกข อความแล ว กดป มบ นท ก ระบบจะแสดงข อความท เพ งกรอก ด งภาพ หากต องการป ดหน าต างน กดป ม ป ดหน าต าง ในการด ข อค ดเห น กดท เช นเด ม จะปรากฏข อความท กรอกไว แล ว Copyright Excel Link Co., Ltd. All Rights Reserved. WebForm -17

18 การจ ดเก บเอกสารใหม ผ ใช ท ม ส ทธ เพ มเอกสาร จะสามารถกดป มเพ มใหม ได จะปรากฏหน าจอส าหร บบ นท กข อม ล ให เล อกล นช กและแฟ มท ต องการจ ดเก บเอกสาร แล วจ งกรอกรายละเอ ยดเก ยวก บ เอกสาร (กรอกข อม ลเท าท ม ) ข อม ลเก ยวก บเอกสารหน งๆ ส าหร บบ นท กและค นค น ประกอบด วย - รายละเอ ยดหร อข อม ลของเอกสาร เช นช อเร อง หมวด (ล นช ก แฟ ม) ค าค น เอกสารลงว นท - รายละเอ ยด การก าหนดส ทธ / การเข าด เอกสาร เช น ให ท กหน วยงานด เอกสาร บางหน วยงาน หร อใช ภายใน - รายละเอ ยดการปร บปร งเอกสาร การใข งานเอกสาร เช น ส าเนาลง CD สถานบ งค บใช ยกเล ก เป นต น Copyright Excel Link Co., Ltd. All Rights Reserved. WebForm -18

19 ในการจ ดเก บเอกสารใหม ให เล อกหมวดเอกสารท ต องการจ ดเก บจากโครงสร างทางซ ายม อก อน แล วจ งกรอก รายละเอ ยดของเอกสาร และก าหนดส ทธ การใช เอกสาร รายละเอ ยด หร อ ข อม ลของ เอกสาร รายละเอ ยด การ ก าหนดส ทธ / การเข าด เอกสาร รายละเอ ยดการ ปร บปร งเอกสาร การใช งาน เอกสาร Copyright Excel Link Co., Ltd. All Rights Reserved. WebForm -19

20 อธ บายการกรอกรายละเอ ยดของเอกสาร ว นท น าเข าข อม ล ไม ต องกรอก ระบบจะข นว นท น าเข าข อม ลให โดยอ ตโนม ต ช อผ น าเข าข อม ล ไม ต องกรอก ระบบจะข นช อผ น าเข าข อม ลให โดยอ ตโนม ต รห สเอกสาร ไม ต องกรอก ระบบจะข นรห สเอกสารให โดยอ ตโนม ต เอกสารอ างอ ง กรอกเลขท เอกสารอ างอ ง (หากม ) เอกสารเลขท กรอกเลขท เอกสาร (หากม ) เอกสารลงว นท กรอกว นท ของเอกสาร โดยระบบจะข นให เป นว นท น าเข าข อม ลก อน ผ ใช สามารถเปล ยนได ป อนว นท ในร ปแบบ วว/ดด/ปปปป แก ไขท กรอกรายละเอ ยดการแก ไข (ถ าม ) ใช ส าหร บการควบค มเวอร ช นของเอกสารได แฟ มเอกสาร เล อกแฟ มเอกสาร โดยสามารถเล อกได จากโครงสร างทางซ ายม อ ล นช ก แฟ มหล ก แฟ มย อย ทางซ ายม อได หมายเหต หากเล อกหมวดเอกสารไปแล ว ไปเล อกหมวดใหม ระบบจะ refresh หน าจอ ข อม ลท ค ย ไว จะหายไปได ด งน น ควรเล อกหมวดเอกสารก อน แล วค อย กรอกรายละเอ ยดเอกสาร เร อง กรอกช อเร องของเอกสาร ห วเร องย อย กรอกห วเร องย อย (หากม ) รายละเอ ยด กรอกรายละเอ ยดของเอกสาร (หากม ) ค าค น กรอกค าค น (หากม ) ภาษา เล อกภาษาของเอกสาร ชน ดเอกสาร เล อกชน ด (ต นฉบ บหร อค าแปล) บ คคล/หน วยงานท เก ยวข อง กรอกช อบ คคล/หน วยงานท เก ยวข อง (หากม ) เช อมโยงไป URL กรอกช อ URL ท เก ยวข อง (หากม ) ข อค ดเห น กรอกข อค ดเห น (หากม ) อธ บายการก าหนดส ทธ ของเอกสาร ส าหร บผ จ ดเก บเอกสาร สามารถก าหนดระด บและส ทธ การเข าถ งเอกสาร โดยบ นท กข อม ลส วนของ การร กษาความปลอดภ ยของข อม ล ด งน ช อเจ าของเอกสาร ไม ต องกรอก ระบบจะแสดงช อผ น าเอกสารเข าให โดยอ ตโนม ต ระด บส ทธ จ าแนกออกเป นระด บ 0-9 เปร ยบได ก บระด บซ ของบ คคล หร อ ช นความล บของเอกสาร เอกสารระด บ 0 ผ ท สามารถเข าด ได ค อ ผ ใช ท ม ส ทธ ระด บ 0 ข นไป หากเอกสารม ช นความล บ สามารถป องก นการเข าถ งเอกสารน นได โดยการก าหนดระด บส ทธ ผ เข าด ไว ท เอกสารให ส งกว า ต วอย างเช น เอกสารระด บ 5 ผ ท จะเข าด ต องม ระด บส ทธ ต งแต 5 ข นไป ส าหร บผ ใช ท ม ระด บส ทธ ต ากว าน น จะไม สามารถเห นเอกสารน นๆได Copyright Excel Link Co., Ltd. All Rights Reserved. WebForm -20

21 ประเภทเอกสาร จ าแนกออกเป น 3 ประเภท ค อ 1. เอกสารส วนกลาง หมายถ ง เอกสารท เป ดให ท กหน วยงานเข าด เอกสารได 2. เอกสารระด บหน วยงาน หมายถ ง เอกสารท เป ดให บ คคลท ส งก ดหน วยงานน นๆเท าน น เข าด และท างานได 3. เอกสารส วนบ คคล หมายถ ง เอกสารท เจ าของท น าเอกสารเข าเท าน น เข าด และท างานได บ คคลในหน วยงานเด ยวก น ก ไม สามารถเห นเอกสารได หน วยงานเจ าของ หมายถ ง หน วยงานของผ น าเข าข อม ล ระบบจะข นให โดยอ ตโนม ต หน วยงานท ได ร บส ทธ เอกสารระด บหน วยงาน สามารถให หน วยงานท หน วยงานเจ าของ เอกสาร ประกาศให เข าด เอกสารได โดยใช การให ส ทธ หน วยงานน นๆ * ช อผ เข ยน กรอกช อผ เข ยน (หากม ) อาย เอกสาร กรอกอาย การเก บเอกสาร (หากม ) สถานท เก บ กรอกสถานท เก บเอกสารต นฉบ บ (หากม ) *ท งน ท านสามารถสร าง template กล มหน วยงานท ท านให ส ทธ บ อยๆได จากป ม [ ] ด งน การเพ มกล มหน วยงานท ได ร บส ทธ กดป มเพ ม พ มพ ช อกล ม แล วเล อกหน วยงานท ต องการ โดยกดป ม shift ค างไว เม อเล อกเร ยบร อยแล ว กดป มตกลง Copyright Excel Link Co., Ltd. All Rights Reserved. WebForm -21

22 การแก ไขรายช อหน วยงานในกล ม เล อกกล มท ต องการแก ไข แล วกดป ม แก ไข การลบช อกล มหน วยงานท ได ร บส ทธ หน วยงานท เล อกไว จะม เคร องหมายดอกจ นทร น าหน าช อหน วยงาน ให เล อก ใหม โดยกดป ม shift ค างไว เช นเด ม โดยอาจเล อกหน วยงานเพ ม หร อไม เล อกหน วยงานท ได เล อกไว (ม เคร องหมายดอกจ นทร แสดงอย ) เม อเล อกใหม เร ยบร อยแล ว กดป มตกลง เล อกกล มท ต องการแก ไข แล วกดป ม ลบ Copyright Excel Link Co., Ltd. All Rights Reserved. WebForm -22

23 ระบบจะให ย นย นการลบกล ม กดตกลงเพ อลบกล ม อธ บายรายละเอ ยดการปร บปร งเอกสาร การใช งานเอกสาร ปร บปร งล าส ด ไม ต องกรอก ระบบจะแสดงว น เวลาท ปร บปร งข อม ลเอกสารล าส ด ปร บปร งโดย ไม ต องกรอก ระบบจะแสดงช อผ ปร งข อม ลเอกสารล าส ด ส งการท างาน เช น การส งท าส าเนาลง CD การท า XML ในการเพ มใหม ไม ต องเล อก ใช ส าหร บ เอกสารท จ ดเก บแล ว และส งการท างานในการแก ไขเอกสาร สถานะเอกสาร เช น ม ผลบ งค บใช ยกเล ก (ถ าม ) เม อบ นท กรายละเอ ยดต างๆแล ว กดป ม [ตกลง] ระบบจะให เล อกว าต องการแนบเอกสาร หร อ ต องการป อนเอกสารช ดถ ดไป หากต องการ [ป อนเร องถ ดไป] ระบบจะแสดงหน าจอส าหร บบ นท กข อม ลใหม หากต องการ [แนบไฟล เอกสาร] ระบบจะแสดงหน าต างส าหร บแนบเอกสาร ด งภาพ Copyright Excel Link Co., Ltd. All Rights Reserved. WebForm -23

24 การแนบเอกสาร กรณ ท ผ ใช กดแนบเอกสาร จะมาหน าจอส าหร บแนบเอกสาร ด งภาพ กดต ว [E] เพ อแนบเอกสาร ผ ใช สามารถแนบเอกสารได 2 แบบ ค อ 1. Browse แนบไฟล ข อม ลท ม อย แล ว โดยอาจเป นไฟล.DOC,.XLS,.PDF,.GIF,.JPG หร อไฟล ชน ดอ นๆ 2. Scan แนบเอกสารโดยการสแกน Copyright Excel Link Co., Ltd. All Rights Reserved. WebForm -24

25 การแนบเอกสารแบบ Browse กดป ม [Browse ] แล วเล อกไฟล ท ต องการ แล วกด Open จากน น กด ตกลง เพ อแนบเอกสาร ระบบจะแสดงรายการเอกสารแนบเป นชน ดของข อม ล (Icon) ท ด านหน าของเอกสารแต ละรายการ Copyright Excel Link Co., Ltd. All Rights Reserved. WebForm -25

26 การแนบเอกสารโดยการสแกน กดป ม [Scan] ระบบจะแสดงหน าต างส าหร บสแกนเอกสารผ านโปรแกรม INFOMA:WebScan จากน น กดป ม [Scan New] เล อกแบบการสแกน (ADF = Feed, Flat Bed = เป ดฝาถ าย), เล อก Resolution และส ภาพ แล วกดป ม [Scan] Copyright Excel Link Co., Ltd. All Rights Reserved. WebForm -26

27 หมายเหต ในข นตอนการส งสแกนเอกสาร หน าจอท ปรากฏ จะแสดงหน าจอตามย ห อและร นของ Scanner ท ต อพ วงก บระบบ จากต วอย างหน าจอ เป น Scanner Fujitsu ร น M3093GX ซ งการใช งานสแกนเนอร ร น อ นๆ ถ อเป นส วนของมาตรฐานท วไป ผ ใช อาจจะต องท าความเข าใจก บการใช ฟ งก ช น ในการสแกนแต ละร นด วยตนเอง ข อควรระว ง เอกสารท สแกนส วนใหญ ม กเป น เอกสารขาว-ด า ผ ใช ควรเล อกสแกนแบบ B&W (Text) เพ อประหย ดเน อท ในการจ ดเก บ ส วนล กษณะอ น ๆ ให เล อกตามชน ดของภาพ ซ งสแกนเนอร บางร น อาจจะม การเล อกร ปแบบการสแกน ได หลายแบบ เช น Scanning Type สามารถเล อกได 3 แบบ ด งน Flatbed Scan เล อกสแกนแบบเป ดฝาถ าย โดยคว าหน าท ต องการถ ายลงท บนส วน การอ านภาพ ADF Scan เล อกสแกนแบบ Auto Feeder สามารถถ ายได คร งละหลาย ๆ หน าเอกสาร ADF & Duplex Scan เล อกสแกนแบบ Auto Feeder และ ถ ายท งด านหน า-หล งในการถ าย คร งเด ยวก น Resolution เล อกความละเอ ยดในการสแกน โดยท วไปก าหนดไว ท 200 x 200 dpi ท งน ข นอย ก บค ณภาพ และความคมช ดของเอกสารท น ามาถ าย Frame Area เล อก พ นท ท ต องการ Scan โดยท วไปก าหนดขนาดไว ท Size A4 Document จากน นให ผ ใช กดป ม [Scan] เพ อท าการถ ายภาพโดย ภาพท ได จะปรากฎบนจอภาพ และ ถ าต องการ Scan เอกสารหน าต อไป สามารถเล อกได จาก Function Scan ด งน Appended Scanned Page เป นการสแกนต อท ายจากภาพ ท ก าล งแสดง Insert Scanned Page เป นการสแกนโดยการแทรก ในหน าท ต องการ Rescan Scanned Page เป นการสแกนโดยถ ายภาพสแกนใหม อ กคร ง โดยแทนท หน าเอกสารท ปรากฏอย ในขณะน น Copyright Excel Link Co., Ltd. All Rights Reserved. WebForm -27

28 เม อสแกนภาพแล ว กด Transfer ด งภาพ เม อสแกนเอกสารเร ยบร อยแล ว จากน นกดป ม [ตกลง] เพ อย นย นการแนบเอกสาร ระบบจะแสดงรายการเอกสารท เพ งแนบไป Copyright Excel Link Co., Ltd. All Rights Reserved. WebForm -28

29 การเพ ม แก ไข และลบเอกสารแนบ ผ ใช สามารถเพ ม แก ไข หร อลบเอกสารแนบได จากหน าจอรายละเอ ยดเอกสารแนบ หล งจากเพ มเอกสารใหม หร อ อาจ โดยการเล อกหมวดเอกสาร, แฟ มหล ก, แฟ มย อย จากก งหมวดทางด านซ ายม อ ระบบจะแสดงรายช อเอกสารในแฟ ม ย อยน นๆ กดท ส ญล กษณ แว นขยาย ระบบจะแสดงรายการเอกสารแนบ หร อจะแก ไขเอกสารแนบจากหน าผลการส บค น ก ได เพ มเอกสารแนบ กดท ต ว A (Add) เพ อเพ มเอกสารแนบ พ มพ รายละเอ ยดของเอกสารแนบ แล วแนบเอกสารโดยการสแกน หร อ browse soft file ด งข นตอนข างต น Copyright Excel Link Co., Ltd. All Rights Reserved. WebForm -29

30 การแก ไขเอกสารแนบ กดท ต ว E (Edit) ท รายการท ต องการแก ไข ระบบจะแสดงหน าต างส าหร บแนบเอกสารให ใหม ท าการแนบเอกสารใหม หร อแก ไขรายละเอ ยดของเอกสารตามว ธ การด งกล าวข างต น แล วกดตกลงเพ อบ นท กการแก ไข การลบเอกสารแนบ กดท ต ว D (Delete) ท รายการท ต องการลบ ระบบจะให ย นย นการลบเอกสาร ด งภาพ กด OK หากต องการลบภาพ ระบบจะแสดงข อความเม อลบเอกสารเร ยบร อยแล วด งภาพ Copyright Excel Link Co., Ltd. All Rights Reserved. WebForm -30

31 การแก ไข หร อลบเอกสาร ผ ใช สามารถแก ไขเอกสาร หร อลบเอกสารได โดยเล อกหมวดเอกสาร แฟ มหล ก และแฟ มย อย เพ อให แสดงรายการท ต องการแก ไข หร อใช ว ธ ค นหาเอกสาร จากน น กดท เลขท เอกสาร ช อเร อง หร อเอกสารลงว นท ก ได ระบบจะแสดงรายละเอ ยดของเอกสารท ได บ นท กไว Copyright Excel Link Co., Ltd. All Rights Reserved. WebForm -31

32 การแก ไขเอกสาร กดท ป ม แก ไขใบปะหน า แล วแก ไขรายละเอ ยดเอกสาร จากน น กดตกลงเพ อย นย นการแก ไข การลบเอกสาร กดป ม ลบเอกสาร เพ อลบเอกสาร ระบบจะให ย นย นการลบเอกสาร กดตกลง หากต องการลบเอกสาร Copyright Excel Link Co., Ltd. All Rights Reserved. WebForm -32

33 การย ายเอกสาร ผ ใช ย ายเอกสารได 2 ว ธ ค อ 1. ย ายเอกสารท ละเอกสาร 2. ย ายเอกสารเป นช วง ย ายเอกสารท ละเอกสาร ย ายได โดยกดแก ไขใบปะหน า แล วเล อกแฟ มใหม โดยกดท ป ม [ ] หล งช อแฟ ม กดท ป ม [ ] หล งช อแฟ ม Copyright Excel Link Co., Ltd. All Rights Reserved. WebForm -33

34 เล อกแฟ มท ต องการย าย ย ายเอกสารเป นช วง สามารถย ายได จากผลการค นหาเอกสาร ซ งอาจใช ว ธ เป ดล นช ก แฟ ม ใช ค าค น หร อค นหาแบบพ เศษก ได จากผลการ ค นหา ต กเล อกเอกสารท ต องการย าย * หากต กด านบน จะหมายถ ง เล อกท งหมดในหน าน Copyright Excel Link Co., Ltd. All Rights Reserved. WebForm -34

35 กดป มย ายแฟ ม จะปรากฏหน าต างรายช อล นช กและแฟ ม เล อกล นช กและแฟ มท ต องการย ายเอกสารไป ระบบจะย ายเอกสารให โดยจะย ายเฉพาะเอกสารท ผ ใช เป นเจ าของ หร อ เจ าของเอกสารอย หน วยงานเด ยวก บผ ใช เท าน น Copyright Excel Link Co., Ltd. All Rights Reserved. WebForm -35

36 การส าเนาลง CD ผ ใช สามารถส าเนาเอกสารลง CD ได 2 ว ธ ค อ 1. ส าเนาท ละเอกสาร 2. ส าเนาเอกสารเป นช วง ส าเนาท ละเอกสาร ย ายได โดยกดส าเนาลง CD/DVD จากใบปะหน าเอกสาร ระบบจะให เล อกว าจะส าเนาลงแผ นใด กดท ป มบ นท กข อม ลท ายช อแผ นท ต องการ ระบบจะแสดงข อความด งน Copyright Excel Link Co., Ltd. All Rights Reserved. WebForm -36

37 ส าเนาเอกสารเป นช วง จากหน าผลการค นหา ต กเล อก หร อต กเล อกท งหมด แล วกด ส าเนาลง CD/DVD ระบบจะให เล อกว าจะส าเนาลงแผ นใด กดท ป มบ นท กข อม ลท ายช อแผ นท ต องการ Copyright Excel Link Co., Ltd. All Rights Reserved. WebForm -37